Mục lục bài viết
Trong vài tuần qua, để tránh sự lây lan của dịch cúm Covid-19, xu hướng làm việc tại nhà trực tuyến đã bắt đầu lan rộng tại các thành phố lớn tại Việt Nam dù chưa có quy định chính thức từ chính phủ.
Thế nhưng tại các thành phố lớn trên khắp thế giới bao gồm Hoa Kỳ, Canada và nhiều nước Châu Âu đã áp dụng quy định làm việc tại nhà hoặc khuyến khích doanh nghiệp và nhân viên làm việc tại nhà, đồng thời ngừng mọi hoạt động đi lại nếu cảm thấy không cần thiết.
Việc họp hành hoặc làm việc từ xa vốn không quá xa lạ với nhiều công ty tại Việt Nam vì điều này thỉnh thoảng vẫn diễn ra, thế nhưng về lâu dài, việc thay đổi đột ngột thói quen làm tại nhà mỗi ngày và gần như không có tiếp xúc trực tiếp nào với đồng nghiệp có thể ảnh hưởng đến năng suất, tinh thần và thậm chí là tính bảo mật trong công việc, vốn đang là một vấn đề đáng lo ngại đối với cả chủ doanh nghiệp lẫn nhân viên .
Làm việc tại nhà thường xuyên là điều không ai muốn nhưng cần thiết trong bối cảnh dịch COVID đang lan rộng. Ngày đầu tiên chắc sẽ diễn ra suôn sẻ không có vấn đề gì, nhưng đến ngày thứ 20 thì có vẻ mọi việc không dễ dàng như ta tưởng. Và không ai biết nó sẽ như thế nào nếu điều này diễn ra trong hai hoặc ba tháng.
Các công ty đang phải đối diện với những thách thức chưa từng có. Tại thời điểm này, điều quan trọng là các nhà quản trị phải đối diện với hiện thực mới: phải sẵn sàng làm việc từ xa và cung cấp hỗ trợ đầy đủ cho các nhân viên làm việc tại nhà. Và sự tin tưởng lẫn nhau trong bối cảnh này là điểm mấu chốt để giúp doanh nghiệp và nhân viên vượt qua khó khăn trong thời đại dịch.
Không có gì đảm bảo là quá trình chuyển đổi cách làm việc này sẽ diễn ra suôn sẻ, tuy nhiên 5 bí quyết dưới đây có thể giúp các nhà quản lý lẫn nhân viên có thể điều hành và phối hợp làm việc từ xa một cách hiệu quả hơn:
1. Thiết lập một không gian làm việc tại nhà.
Nhiều người có thói quen muốn thoải mái khi làm việc tại nhà nên thường mang laptop ra làm việc trên bàn bếp hoặc sofa. Điều này đúng trong trường hợp bạn thỉnh thoảng phải làm thêm vài việc tại nhà vào buổi tối hoặc cuối tuần. Nhưng nếu phải làm việc thường xuyên mỗi ngày thì việc thiết lập một góc chuyên dụng sẽ giúp bạn dễ bắt đầu công việc hơn và năng suất sẽ cao hơn.
Một trong những cách mà tôi thực hiện là sử dụng bàn làm việc có khả năng nâng lên hạ xuống để giúp bạn thay đổi tư thế khi làm việc với máy tính. Nếu ngân sách hạn hẹp bạn cũng có thể sử dụng các thiết bị nâng để ngay trên bàn làm việc.
2. Lên lịch làm việc tại nhà và tuân thủ nó.
Làm việc từ xa không có nghĩa là bạn không cần phải sẵn sàng vào buổi sáng. Hãy nghĩ là bạn sẽ không cần phải tốn thời gian di chuyển mà thôi, và như vậy bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị sẵn sàng cho một ngày làm việc mới.
Và như vậy thay vì làm việc với bộ đồ ngủ, bạn nên chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng như một phát thanh viên chuẩn bị lên sóng truyền hình mỗi ngày. Việc sẵn sàng như thể bạn đang đến văn phòng sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung và làm việc hiệu quả.
3. Hãy đảm bảo rằng các thiết bị công nghệ của bạn hoạt động.
Không có gì phiền toái hơn khi đã chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng mà wifi không hoạt động. Những rắc rối đầu ngày có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của cả ngày làm việc. Vì vậy bạn nên đầu tư vào các thiết bị truy cập internet đáng tin cậy và có thể nâng cấp gói thuê bao để giúp việc kết nối trơn tru và suôn sẻ, đồng thời hãy sẵn sàng sử dụng điện thoại của bạn làm phương án dự phòng trong mọi trường hợp.
4. Tăng cường mật độ thư giãn và vận động nhẹ trong ngày
Vì không có cơ hội giao tiếp với đồng nghiệp, bạn có khuynh hướng tập trung quá lâu vào máy tính. Hãy định giờ trên điện thoại để nhắc bạn rời máy tính và thực hiện các bài tập kéo giãn cơ thể và thư giãn tinh thần ngắn (10’-15’). Bạn có thể tham khảo các bài tập ngắn đơn giản dưới đây:
- 17 động tác thể dục tại chỗ cho dân văn phòng
- 6 động tác thể dục có lợi cho cột sống
- 5 bài tập thể dục tại chỗ cho dân văn phòng
5. Tạo không gian trò chuyện trực tuyến trên mạng với các đồng nghiệp.
Bạn có thể sẽ thường xuyên bị quấy rầy bởi các notification từ các trang mạng xã hội như Facebook, Instagram, Tiktok hoặc email trong suốt quá trình làm việc online, đặc biệt khi ở nhà và không ai kiểm soát.
Vì vậy bạn nên thiết lập các khung giờ nhất định để trò chuyện hoặc chit chat với các nhóm bạn trên group chat (ví dụ như 10:00 AM đến 10:30AM hoặc giờ ăn trưa). Việc này sẽ giúp bạn không bị rơi vào bẫy của các cuộc trò chuyện bất thường và đôi khi là bất tận.
Cuối cùng hãy nhớ rằng mọi thứ chỉ là tạm thời.
Điều chỉnh thói quen làm việc từ xa là không dễ, đặc biệt là khi cả gia đình bạn đều đang phải cùng nhau làm việc hoặc học từ xa trong một không gian nhỏ và bị hạn chế đi ra ngoài.
Có thể bạn cần phải thiết kế lại các không gian làm việc yên tĩnh, tìm cách chia sẻ công bằng các thiết bị và dung lượng internet của mình với các thành viên trong gia đình. Và trên hết là bạn sẽ có nhiều thời gian quây quần bên nhau (đôi khi rất vui nhưng nhiều lúc cũng rất nhiều rắc rối).
Nhưng bạn cần luôn tự nhắc mình câu này để không bị stress: Đây chỉ là tạm thời mà thôi – Mọi việc rồi sẽ trở lại bình thường. Tất cả chúng ta sẽ thành công vượt qua đại dịch này và trở lại làm việc và đi học bình thường. Trong thời gian này, bạn có thể khám phá những cách mới để tận hưởng eLearning hoặc sử dụng công nghệ họp ảo để tạo nên những điều thú vị khi phối hợp online.
Chúc các bạn làm việc từ xa thành công và luôn vui vẻ, yêu đời!
Phong Nguyễn
